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档案保管与激活:维护重要信息的可靠性与有效性

2023-07-21

档案是人生道路中重要的见证,因此其完整性与保密性至关重要。然而,很多人对档案保管并不重视,有些甚至私自保管档案,结果可能造成档案的损坏,甚至撕破。对于档案的处理,我们必须理解其中的重要性,而不能简单忽略。本文将深入探讨档案被损坏后的处理方法及档案的激活程序,以助您在关键时刻能够妥善处理档案问题。


档案损坏与废弃:死档的命运?

档案一旦被撕破,其中的信息真实性和保密性就会受到严重威胁,因此这样的档案将无法被正常使用,被形象地称之为“死档”。对于计划进入国企、事业单位、考公务员、考研、考编制或者想要在律所实习,以及工作后希望评定职称或办理人才落户手续等人来说,都必须通过调档审查。若档案损坏无法正常调取,档案也就变得毫无价值,等同于失效,需要进行激活才能恢复其功能。


因此,建议大家及早处理档案问题,以备不时之需。档案在平日里可能不常被用到,但一旦需要,可能涉及到与未来人生息息相关的事务。


档案失效后的激活程序

档案的激活是指将档案存入有独立人事权限或人事代理权限的人才市场、人才服务中心等,并按规定办理正常的手续,从而使档案恢复有效。


对于损坏的档案,需要根据档案内的情况采取有针对性的处理措施:


损坏档案的处理:


如果档案中的材料受损,损坏的部分将直接作废。此时,应该先咨询原毕业学校的老师,按照学校补办档案的流程补办受损的材料,并确保补办的材料得到密封盖章。接着,将档案交给有档案管理权限的单位或学校,以学校或单位的名义公对公地转交到人才中心,或者委托档案服务机构处理。在档案到达人才中心后,办理存档手续,开具存档证明,从而完成档案的激活。

完好档案的处理:


对于完好无损的档案,需要寻找有档案管理权限的机构进行审核密封。由于档案内的材料真实性有待考证,因此需要开具相关证明以证实档案材料的真实性。完成密封后,档案应公对公地转交给人才中心。在此过程中,选择邮寄方式时应优先选择机要或国家针对学校或教育厅邮寄重要文件的专门通道,例如特殊的EMS通道。档案到达人才中心后,按要求办理档案托管手续,从而使档案正常激活。

档案激活后,档案将恢复其应有的作用,为您未来的发展和生活提供重要支持。


例子说明:张三毕业后的档案失效与激活过程

举个例子,张三是一位大学毕业生。毕业后,他没有及时将档案进行托管,而是将其保存在家中。不幸的是,一次疏忽中,张三的档案被撕破了。然而,他意识到了档案的重要性,决定咨询学校老师并进行档案补办。在老师的指导下,他补办了损坏的材料,并确保密封盖章。


接下来,张三联系了有档案管理权限的学校,并完成了档案审核密封的手续。随后,他选择了国家针对学校或教育厅邮寄重要文件的专门通道,将档案公对公地转交到人才中心。在人才中心,他按要求办理了档案托管手续,最终成功激活了档案。


通过这个例子,我们看到了档案失效与激活的过程,也明白了档案保管的重要性。